פרוטוקול ישיבת ועד בתאריך 27/12/2015

משתתפים

נוכחים: ליאת שחר-קשתן (יו"ר), עינת סיטרון, הדס משגב, יבגני קנטור, גיא בוסקו, וחננאל לבנה.

נעדרת: לימור דוד.

מהלך הדיון

1. עדכון כללי
   1. אייקון – אמ"ל (אין מה להוסיף).
   2. עולמות:
      1. אושר פה אחד  תחילת ניהול תקציב והוצאת צ'ק ראשוני לאשכול.
      2. תקציב הכנס התקבל לבחינה זמן קצר לפני ישיבת הוועד. הוועד יבחן את התקציב ויחזיר שאלות או הסתייגויות להנהלת הכנס.
      3. החודש התקיימה פגישה בין נציגי ועדי העמותות המארגנות את כנס עולמות והדס נבנצל, מנהלת הכנס. בפגישה נידונו אופיו של הכנס, תכניות לעתיד הכנס והעבודה המשותפת של העמותות מול הנהלת הכנס. המסמך יועבר לבחינת הוועדים בקרוב.
   3. מאורות:
      1. האירוע היה מצומצם יותר מבחינת נוכחות, ביחס לשנה שעברה, ככל הנראה לאור המצב הביטחוני.
      2. התקבל סיכום ראשוני על הכנס מחבר הוועד המלווה, חננאל. מנהלת הכנס,  קרן לנדסמן,  תוזמן לישיבת הוועד הבאה על מנת לתת סיכום מקיף.
   4. בדיון:
      1. דניאל רוטשילד ודניאל שוורץ מונו פה אחד למנהלי כנס בדיון. 
      2. משימתם הראשונה היא לאתר מיקום מתאים לכנס. ליאת ממליצה לפנות לבית אריאלה בהקדם האפשרי בפרט, ולבצע סקר מקומות רלוונטי בכלל. המיקום שבו התקיים הכנס בשנה שעברה אינו מומלץ עקב בעיית נגישות.
      3. משימתם השנייה היא  בחירת נושא כנס.
   5. אמא"י:
      1. האירוע הקרוב הוא הקרנה בקולנוע לב בדיזינגוף (28.01). אמא"י מביאים סרט שהוא בכורה מחוץ למזרח הרחוק ("Empire of Corpses"). יועבר מידע בשביל קידום במכתב החודשי ודף הפייסבוק של האגודה.
      2. באירוע החנוכה של אמא"י (13.12) יושמה מערכת רכישת כרטיסים חיצונית, עקב בעיות בתפעול אירוע כזה דרך חנות האגודה. הניסיון עבד מצויין, והוא פיתרון טוב לכנסים המוכרים כמות מצומצמת של סוגי כרטיס. האירוע עצמו היה מוצלח ורווחי.
      3. הארוקון, כנס הדגל של אמא"י, יתקיים ביום חמישי ה- 24/3 בבנייני האומה שבירושלים.
      4. אמא"י החליטו על הגבלת מספר המתמודדים בתחפושות שאינן מז'אנר האנימה בתחרויות התחפושות בכנסי הארגון. יתכן שהחלטה זו תשפיע על תחרות התחפושות באייקון או על כל נושא התחפושות באגודה, אם בשינוי בכמות המשתתפים, סוג התחפושות או התנדבות לארגון הנושא.
      5. בשבוע הקרוב תתקיים פגישה בין יו"ר האגודה, חבר הוועד המלווה של הארגון ויו"ר אמא"י  על מנת לדבר על תכנית העבודה, שנכתבה, לקראת הקמת ארגון אנימה עצמאי.
   6. קהילת ג'וס וידון:
      1. אין כרגע פעילות צפויה בקהילה. גיא בוסקו, חבר הועד המלווה, יתעדכן עם ורדית לגבי פעילויות עתידיות.
   7. פרס עינת: אמ"ל.
   8. מענק תמיכה בהפקות מקור:
      1. בשלב זה גיא בוסקו דחף אצבעות לאוזניים וזמזם לעצמו את נעימת הנושא של "מלחמת הכוכבים" על מנת לא להיות חלק מהדיון.
      2. אסף ציפור הסכים להמשיך ולהיות יו"ר ועדת המענק. כרגע מחכים לתשובות משאר חברי הוועדה, כאשר ימונו כל חברי הוועדה ייקבע לו"ז המענק לשנה הקרובה ויבוצעו שינויים בתקנון.
   9. מחשוב: אמ"ל.
   10. אתר:
       1. בוצעה שיחת חפיפה עם עורך האתר הנוכחי, אהוד מימון. הובן שיש צורך במספר בעלי תפקיד על מנת לשפר את האתר: מנהל אתר, עורכי משנה, מאתרי תוכן וכו'. הדגש הוא במיוחד על אנשים שתפקידם יהיה לאתר תוכן שיוכל להשתלב באתר – בין אם מאמרים לתרגום, ביקורות, מידע על ספרים חדשים וכו'.
       2. עודכן דף הדרושים באתר לתפקידים שלעיל ולתפקידים נוספים הנדרשים. יחל בחודשים הקרובים מהלך לפרסום התפקידים השונים על מנת למלא את החסר בהקדם האפשרי.
       3. הוחלט להקים באתר תחום שיכיל מידע על הוצאות ספרים ומידע שיווקי שלהן – מידע על ספרים חדשים היוצאים לאור, תקצירים, פרקים לדוגמה וכו'.
   11. שנתון:
       1. בוצעה שיחת חפיפה עם עורך השנתון, אהוד מימון. השנתון מתקדם באופן עצמאי בהתאם ללוחות הזמנים. מספר סיפורים כבר נשלחו אל אהוד. אהוד ישלח לגיא בוסקו את לוח הזמנים הצפוי לשנתון לשנה הקרובה.
       2. לצורך הפצה דיגיטלית של שנתוני עבר יש צורך להחתים את הסופרים על הסכמה. אהוד ישלח רשימה לגיא בוסקו והוא יפנה לסופרים.
   12. פייסבוק ואתר:
       1. בנוסף למנהל האתר שגיוסו נדרש, מוסכם (בהמשך לשיחה עם אהוד) הצורך בגיוס של מפיקי תוכן לאתר האגודה; ייצא קול קורא במסגרת הפעילים.
       2. יש צורך לבחון שילוב של קשרי חוץ באתר מבחינה מעשית, שלא באחריות של אהוד מבחינת ריכוז.
       3. נעשה אירוע קידום של סרט מלחמת הכוכבים החדש, במסגרתו קודמו דף הפייסבוק של האגודה ואתר האגודה. הקידום נעשה בשיתוף עם בן הילפר (מהחנות תומר ספרים בדיזנגוף סנטר) והדס נבנצל – בהצלחה יתרה. בנוסף, להקרנה עצמה דיסני ישראל תרמה מרצ'נדייז.
       4. הקידום תרם רבות לחשיפת פעילות האגודה ולחשיפה לקהל חדש. נראתה עלייה משמעותית בכמות הכניסות לדף הפייסבוק של האגודה, עלייה בכמות הדיונים ועוד.
       5. עלה הצורך לשפר את תהליך ההרשמה לאגודה באינטרנט על מנת למנף בצורה יותר מוצלחת את מהלכי הקידום.
       6. בהגרלות דומות בעתיד יש לפרסם תקנון להגרלה.

2. אישור קול קורא לאחראי פרס גפן
   1. בתחילת הדיון נשלח גיא בוסקו למטבח לעזור להדס משגב עם המרק.
   2. בקרוב יצא קול קורא ליו"ר ועדת פרס גפן. בעקבות ניסוח הקול הקורא התעוררה השאלה אם חברי הוועדה צריכים לקבל מעמד אורח קבוע בכנסי האגודה, ובעיקר באייקון ועולמות. כאשר הטיעונים הם  שחברי הוועדה עובדים בתפקידם גם באייקון ועולמות לקידום ההצבעה וניהולה. כמו כן זה תפקיד משמעותי לאגודה ומן הראוי שיתוגמל ככזה.  אישור מעמד חברי ועד פרס גפן כאורחים באייקון לעולמות אושר פה אחד (ללא הדס משגב וגיא בוסקו, לאור הנחיות ועדת ביקורת)

3. מעמד אורח בכנסים
   1. הדיון הקודם העלה את השאלה האם יש עוד תפקידים באגודה שמין הראוי שיהיו אורחי האגודה בכל אירועיה. והיכן בעצם עובר הגבול? האם זה רלוונטי לכל מי שממלא תפקיד כלשהו באגודה? ואסור לשכוח שהכנסים הגדולים מתקיימים בשיתוף עמותות אחרות, שמספר כרטיסי האורח שהאגודה מחלקת צריך להיות מתואם גם איתם. הנושא מורכב מאוד והדיון בו נדחה כרגע לישיבת הוועד הבאה.  

4. מעבר תא דואר
   1. תא הדואר של האגודה נמצא כרגע ברמת גן במקום שלא נוח להגיע אליו. הוחלט פה אחד כי יועבר לקריית הממשלה. הנימוקים בעד המיקום היו שזה מיקום מרכזי שנמצא בצומת דרכים משמעותית  של תחבורה ציבורית (רכב ואוטובוסים), ויש יותר סיכוי שחברי ועד יגיעו לשם בתכיפות גבוהה יותר. חברי ועד המשיכו והביעו מרמור על שירותי הדואר בארץ ועל כך שבשנת 2015 עדיין משתמשים באותן שיטות מהמאה ה–18.
   2. חננאל ישיג את הטפסים הנדרשים לטובת קידום המעבר.

5. העברת חשבון האשראי לבנק הפועלים
   1. תשלומי האשראי של האגודה עדיין מנותבים לחשבון הישן בבנק לאומי. הדס משגב תפעל לשנות את הגדרות החשבון.
6. עתיד הנחת עמותות בדוכנים בכנסים
   1. לפני כמה כנסים הוחלט לפעול למען הטבות לחברי העמותות המארגנות ביריד הדוכנים בכנסים, בתמורה להנחה על עלות הדוכן. היו לנושא כמה מטרות כאשר העיקרית שבהן היא להגדיל את נראות העמותות המארגנות לקהל הכנס ולתת הטבות לחברי העמותות. בכל דוכן היה אמור להיות שילוט שמכריז על ההנחה לחברי העמותות. הביצוע בפועל לא היה הכי טוב. בחלק מהאירועים שילוט לא הגיע לדוכנים, באירועים בו כן הגיע לא היה בולט.
   2. לאור האמור, חננאל העלה הצעה לבטל את הנושא, ליאת מבקשת לתת לזה עוד הזדמנות עקב חשיבות המטרות אותן זה בא לקדם. הוחלט לפעול לשיפור אופן המימוש של המהלך (שילוט וכו') בעולמות.

7. התנהלות חברי הוועד במרשתת
   1. בעקבות הבעת דעה של חבר ועד בפייסבוק שחלקה על החלטת ועד, הוועד דן באופן שבו מתבטאים חברי הוועד במרשתת, בדגש על אמירות המנוגדות להחלטות הוועד.
   2. נשאלה השאלה האם נכון  שחבר הוועד יצנזר את עצמו בפייסבוק רק כי הוא הפך לחבר ועד? נטען כי לכל חבר ועד יש זכות לדעה כאינדיבידואל בלי קשר לתפקידו כחבר ועד. נוצר דיון סוער, והועלתה הבעיה של בידול מול הוועד, בבחינת לא הוגן "לזרוק את הוועד מתחת לגלגלי האוטובוס". עלתה התהייה האם אין הפרדה בין חבר ועד כאדם פרטי ובין התפקיד כחבר ועד? כמו כן נאמר כי כל עוד הנושא בדיון אין בעיה שחברי הוועד יביעו דעה בפומבי, אבל ברגע שיש החלטת וועד צריך להציג חזית אחידה.
   3. ליאת נתנה בתור דוגמה את ימי התביעה הסוערים – היו חברות ועד שהתנגדו לתביעה, ואף הצביעו על כך בהצבעה גלויה באסיפה הכללית, אך לא דיברו נגד התביעה בדיוני המרשתת הרבים מספור שהתנהלו בכל מקום.
   4. הוועד הושווה לממשלה עם משמעת קואליציונית, ובתגובה נטען כי הוועד אינו קואליציה אלא יותר כמו כנסת, שאליה אנשים נבחרו בנפרד ולא התאגדות כקואליציה. הועלו טיעונים של טובת האגודה והצגת חזית אחידה אל מול חופש הביטוי והצגת דעות אינדיבידואליות. "עם כוח גדול באה אחריות גדולה".
   5. חבר הוועד המשיך וטען כי יעשה לאגודה רק טוב אם חברי הוועד ידונו על נושאים בוערים בפומבי במדיה חברתית, כי אז יתכן ויותר אנשים יתעניינו בוועד ובמה שקורה בו ואולי אפילו יקראו פרוטוקולים. הוא נענה שזה אולי נכון אבל יש אנשים שפשוט לא בנויים לניהול דיונים באינטרנט.
   6. הוסכם שצריך לוודא שהתבטאות של חבר אגודה במרשתת לא תבוא בהפתעה. רצון להביע דעה מנוגדת תובא לשיחה מקדימה בוועד.

8. דיון ברכישת ציוד הגברה לכנסים
   1. תומר שלו העלה הצעה לוועד לרכישת חלק מציוד ההגברה מהסוג שמושכר בכנסים על מנת לחסוך עלויות בטווח הרחוק. על פי התכנית שהגיש, הציוד אמור להחזיר את עצמו תוך שניים וחצי כנסים.
   2. במסגרת ההצעה שוקללה גם השכרת יחידת אחסון נפרדת לציוד זה על מנת למנוע שחיקה בזמן האחסון. אושרה ההצעה של תומר לרכישת הציוד פה אחד. הציוד יירכש ע"י האגודה ולא ע"י הכנסים.
   3. התקציב אושר באופן חריג עכשיו לפני התקציב השנתי של השנה הבאה, לאור הצורך להזמין כעת כדי שהציוד יגיע לארץ לקראת עולמות.

9. תקציב לתחזוק, פיתוח ושיווק של ה-VOD של האגודה
   1. הדרישה לתקציב לא תעלה לדיון בישיבה זו – תכנס לדיון בתקציב 2016.
10. דיון במדיניות משוב לפעילי האגודה
    1. בהמשך ליישום מנגנון משוב לחברי סגל בכנסי האגודה, ובעקבות שיחה עם עמנואל לוטם בנושא, ליאת מבקשת להרחיב את מנגנון המשוב ולהתחיל ליישם אותו גם על בעלי תפקידים ופעילים באגודה שלא במסגרת הכנסים.
    2. החשיבות של מתן משוב, גם חיובי וגם שלילי במידת הצורך, היא חיונית לניהול כוח אדם ובמיוחד כוח אדם התנדבותי. למתנדבים יש את הזכות המלאה לקבל שבחים על עבודתם, או אפשרות לשפר אותה במידת הצורך. וכמובן גם לתת משוב בחזרה, במסגרת אותה השיחה. לפעמים אנחנו כל כך שוקעים בעבודה שלנו שאנחנו לא שמים לב לאנשים אחרים שעובדים איתנו למען אותה המטרה. בחודשים הקרובים יוסדר נושא המשוב לפעילי האגודה במקביל לזה של אנשי הסגל בכנסים
    3. ליאת תטפל בהפיכת המדדים למשוב למסמך, כנקודת מוצא למשובים שיותאמו (סגל\פעילים וכו').

11. תכנית עבודה שנתית לוועד
    1. בוצע מעבר על תוכנית העבודה השנתית (אוקטובר עד אוקטובר)  של הועד. הועד מימש כ-90% מהיעדים שהוא הציב לעצמו עד כה – מה שהביא נחת לחברי הוועד.
    2. היעדים שלא מולאו בשלב זה הם גיוס יו"ר ועדת פרס גפן (קול קורא יצא בימים הקרובים) ותחילת מעבר על תקציב לשנה הבאה (בתהליכי עבודה). בשלב זה הוגש סופלה שוקולד ללא גלוטן מעשה ידיה של הדס (ר' תמונה).

12. סעיף מוכרת מס. בשביל 46 א'
    1. המסמכים הנדרשים עדיין לא הוכנו במלואם על ידי רו"ח של האגודה. גזברית האגודה תפעל לזרז את רו"ח.
13. חגיגות ה-20
    1. הוועד מזהה את חגיגות ה-20 כמשימה מרכזית לשנה הקרובה. דיונים בנושא כבר התקיימו בישיבות הפעילים – והם יעמדו במוקד ישיבות הפעילים בחודשים הקרובים.
    2. ההערכות לקראת חגיגות ה-20 תתקיים במתכונת של צוותי עבודה נושאיים.
    3. ליאת תהיה אחראית על פיקוח וסנכרון הצוותים השונים. 
    4. צוותי העבודה יתבססו על הרעיונות שעלו במפגשי הפעילים בשנה שעברה, ויוחלטו סופית לאחר מפגש הפעילים הקרוב, אז גם תוגש הצעת תקציב לוועד.
    5. ליאת תפיץ לוועד את תוכן ההתדיינות והכיוונים שעלו בקדנציה הקודמת במרוכז, להתעדכנות.

14. עדכון סטטוס מחסן
    1. לאור סיום תפקיד אחראי מחסן על ידי יוסף ורד, הוועד מבקש להודות לו על תרומתו לאגודה.
    2. בחודש האחרון חברי הוועד ונציגת העמותה  סיירו במחסן ובחנו את אופן השימוש בו. הוחלט טנטטיבית לשנות את מבנה המחסן מ-2 תאים גדולים (לגובה) ל-4 תאים בינוניים לפי חלוקה נושאית (תא טכני, תא בדים וכו') במטרה לייעל את השימוש במחסן, להקל על מציאת ציוד ולוודא שהציוד ישמר בצורה המיטבית לאורך זמן.
    3. בעוד כשבועיים יתבצע ספירת מלאי וסדר ראשוני במחסן (בוסקו: "אם מוצאים את ארון הברית – לא לפתוח אותו!"). לאחר ביגור ועולמות יתבצע המעבר לתצורה החדשה. עד למעבר לתצורה החדשה מונה יבגני קנטור כאחראי מחסן זמני.
    4. הוועד עודכן כי גילי תהיה אחראית המחסן מטעם העמותה למשחקי תפקידים בישראל, ומאחל הצלחה לגילי במילוי תפקיד זה.

15. כנס דורות בחיפה
    1. נציגת הוועד יצרה קשר עם שרון ברתל קמחי, מנהלת כנס דורות בחיפה, ובוצעו מספר שיחות על מנת לבצע יישור קו על נהלי האגודה בכנסים וכן מתן עזרה להקמת הכנס. בנוסף, הוסבר כי האגודה לוקחת אחריות כספית אחרי שאושר התקציב – הן ספיגת הגירעון והן קבלת רווחים.
    2. הוועד שמח מאוד לראות התעוררות ורצון לפעילת בחיפה ומברך על כל הזדמנות להרחיב את כמות הפעילויות בתחום המד"ב והפנטסיה, במיוחד מחוץ לגוש דן. בנוסף, הוועד שמח לראות את המוכנות לעזור בעצה ובתפקידי סגל של חברי אגודה, ומעודד פעילים נוספים באגודה לעזור לכנס להתקיים בצורה הטובה ביותר. לדעתנו אין חשש מבעית התנגשות עם כנס הארוקון של אמא"י לאור התכנים השונים והמרחק הגאוגרפי.
    3. שימוש במערכת הזמנת כרטיסים מראש (הן התוכנייה והן חנות האגודה) תלוי מינוי חבר סגל המנוסה בשימוש במערכות הללו, זאת לאור המורכבות המשמעותית של המערכות הללו. הוצע כי הכנס ישתמש במערכת החדשה של אמא"י, והנושא יבחן בשיתוף אחראי אמא"י בוועד.
    4. חסות על כנס דורות בחיפה אושרה פה אחד. תקציב הכנס אושר פה אחד בכפוף למפגש בין מנהלת הכנס לנציגות האגודה בשבועיים הקרובים וחתימה על מסמך הבנות.