ישיבת ועד 07.07.2016

משתתפים: ליאת שחר קשתן, עינת סיטרון, יבגני קנטור, חננאל לבנה

החלטה מחוץ לישיבה: הועד אישר פה אחד שינוי תקנון מענק הפקת מקור. התקנון החדש פורסם באתר.

עדכונים קבועים:

אייקון – איסוף התכנים הסתיים, העבודה הגרפית התחילה והעבודה מול העירייה מתקדמת. התקציב הועבר לחברי הועד מראש והתנהל דיון ער בנושא, ונושאים שונים התבררו בדיאלוג מול מנהל הכנס. הכנס עומד בלו"ז ההפקה.  תקציב אייקון אושר פה אחד.

בדיון – הגיע דניאל (האחד שמנהל את התוכן) ב-21:15 והציג את הדברים הבאים:

• לגייס תוכן לבדיון זה יותר קשה מאשר אייקון ועולמות. הייתה תחושה שהריווח בין עולמות ובדיון לא היה טוב מספיק [עולמות מאוחר בגלל שנה מעוברת, ושבוע הספר הוא ביוני].
• המעורבות של שני המנהלים בשני הכנסים הקשתה על התחלה מוקדמת של העבודה על בדיון.
• כמות אנשים – היו ציפיות ל-60 (כמו שנה שעברה) והגיעו כ-30.
• היה קשה למצוא מקום מתאים לכנס, והמקום הרגיל (בית אריאלה) בשיפוץ כבר נצח. האולם בפ"ת היה מצויין, אבל הוא עדיין בפ"ת.
• הייתה תקלה מול המרצים כיוון שנכתב טקסט גיוס תוכן שנשלח לחלק מהמרצים. הטקסט לא עבר עריכה ע"י רמי שלהבת לפני שנשלח, אבל כן עבר עריכה לפני שפורסם בפומבי, והשוני בטקסט גרם לבלבול אצל המרצים שקיבלו את הפניה האישית, וכבר חשבו על רעיונות בהתבסס על הטקסט שהתקבל.  

ליאת: יש בעיות גיוס תוכן בשנים האחרונות. ייתכן הבעיה היא בנושאי הכנס שרחבים יותר מידי, וצריך מיקוד נושא. אפשר לקבוע נושא לכל פאנל מראש.

דניאל:  יש גם בעיה בפרסום.

ליאת: מעירה שאם זה ביום החמישי השני, אז אפשר לפרסם יותר בשבוע הספר; בעבר תוכניות הכנס חולקו במסגרת שבוע הספר (ביריד). מבחינת מיקום אפשרי, רעיון לשנה הבאה – לדבר עם גוגל קמפוס הגדול, על מנת לסגור את המיקום מראש. למרות שצריך לשים לב שהוא חייב להיות בחינם.

דניאל: החלוקה של 2 מנהלים לכנס היתה מוצלחת. טרם נעשה סיכום כספי. המרצים הניחו מראש שיהיו מצגות, למרות שמבחינת המנהלים האופציה הזו לא הוצעה במפורש ולכן המנהלים חשבו שזה ברור שאין מצגות.

ליאת: אולי זה היה כך בעבר אבל היום מצגות זה הדיפולט, ואם רוצים שלא יהיו מצגות – חייבים להגיד זאת במפורשות.

הוועד הודה לדניאל ולדניאל על ניהול הכנס.

אמא"י –

הקמת עמותה עצמאית:

• כרגע מחפשים עורך דין לחתימה על מסמכים – סקר שוק בהמשך להמלצת המלווה וליאת.
• בודקים היתכנות לעבוד עם הרו"ח שעובד כבר עם האגודה, בהמשך להבעת נכונות ראשונית מצידו.
• צפוי להתקיים מפגש פעילי הארגון ב-27 בחודש בו ידברו על תקנון, מטרות הארגון ועוד. הנושאים שחסרים כרגע  בנושא התארגנות להקמת העמותה הם ביטוח, עו"ד, מסמכים מהרשם

שת"פ עם מוזיאון טיקוטין לאומנות יפנית בחיפה: התקיים אירוע השקה לתערוכה, בו לקחו חלק. יהיו עוד תכנים ואירועים בהמשך התערוכה שתוצג עד ספטמבר. הבעיה היא שלא רואים בפרסום של המוזיאון את המעורבות של אמא"י.

שת"פ עם האגודה לידידות יפן: יש היום שת"פ במסגרת אירוע טנבטה בנתניה, בהקשר לתכנים ודוכן ארגון.

שירפסט: כנס באשכול פיס ת"א אשר התקיים בתמיכת אמא"י. היו בעיות בהתנהלות הסגל מול הדוכנים, המקום ועוד. חשוב לציין כי לא עברו על החוק ולא התרחשו תקריות בעייתיות כלשהן. בסופו של דבר הייתה מעורבות של 4 חברי ועד אמא"י ביום הכנס עצמו כדי לוודא העדר תקלות.

נושאים נוספים:

1. בתכנון להוציא לאור לוח שנה קוספליי של חברי הקהילה שכל ההכנסות, לאחר כיסו עלויות, יתרמו לצדקה.
2. מוזיאון חולון לעיצוב פנה אליהם לארגון ערב הרצאות\שת"פ תוכן נקודתי.
3. כאמ"י 2016 מביאים זמרת מערבית שפועלות ביפן. עובדים מול מפיצים ביפן להבאת שני סרטים.
4. מתקדמים בהתארגנות לקראת תחרות תילתן -תחרות ופרס לקומיקס מקורי בסגנון יפני.
5. הקימו צוות משי  (מיתוג, שיווק ויח"צ).
6. התקיים אירוע קראוקה שעבר – מתכננים אירוע נוסף בעתיד הקרוב. כמו כן, מתוכננת מסיבת מוזיקה יפנית בספטמבר לגילאי 18+.  

קהילת ג'וס וידון – כיוון שהאתר נפרץ ומותקף, לא מטופל ואין עניין להמשיך להתעסק איתו – הוחלט בהסכמה מול נציגת הקהילה להקפיא את האתר ולהפוך אותו לארכיון בלבד, בטיפול של דמיאן.

פרס גפן – נפתחה הצבעה לשלב ב'. נערכים מבחינת שת"פים ליח"צ, פוסטרים באייקון ועוד.

מענק –

1. בוצע פרסום בקרב קבוצות פייסבוק רלוונטיות ובוצעו פניות לחלק מבתי הספר (חלקם טרם ענה לפניה). צריך להרחיב את הנ"ל: בפייסבוק של האגודה, לדבר שוב עם בתי ספר רלוונטיים, לדבר עם חברי ועדה מהשנה שעברה ועם אנשים בקהילה עם היכרות בתחום.
2. עד כה יש הגשה אחת, שעדיין לא עברו עליה מבחינת עמידה בקרטריונים וכו'.

מחשוב כולל אתר ופייסבוק –

אתר: בשיחה מול עורך האתר, אהוד מימון, עלה שוב נושא חוסר הקשר בין האתר לפייסבוק. יש דברים שנמצאים רק בפייסבוק, לא משתמשים בבאנרים וכו'. פעולות לשיפור הנושא: כבר עכשיו המייל החודשי עולה לאתר כל פעם. חננאל ישלח מייל חידוד בנושא לכל האדמינים בפייסבוק שכל מה שמפורסם צריך לעלות במקביל באתר ובפייסבוק.

חנות אגודה חדשה: נבדקה בזמן בדיון, עינת מדווחת שהמערכת טובה. צריך לקבל עדכון מדמיאן בנושא  ולהעביר הדרכה.

שנתון – מתקדם. עדיין לא הגיעו כל הסיפורים, בהמשך להארכות הגשה שניתנו.

חגיגות ה-20 שנה לאגודה – מתקדם היטב. כל התוכן גויס. הפקת המקור בחזרות. הזמנות יוצאות עכשיו. מכינים שקית מתנות (מתקדם). המימד ה-20 כמעט מוכן, סיים הגהה ומתקדם לקראת הדפסה. קורה עוד מעט!

נושאים לדיון:

מינוי חבר.ת ועד חדש.ה – לימור נעמן הוצגה כמועמדת אפשרית לחברת ועד – החלה לעבור הכשרה אצל הדס משגב בנושא כספים בכנסים ובעלת היכרות בנושא. מתכננת לרוץ כחברת ועד בשנה הקרובה, ומעוניינת למלא את תפקיד הגזבר. מינוי לימור נעמן אושר פה אחד. 

החלטה על כינוס אסיפה כללית מחוץ למניין– לפי סעיף 5 בתקנון האגודה ועד האגודה קיבל החלטה פה אחד על קיום אסיפה כללית ב-18.08.2016, ב-ZOA תל אביב, בשעה 15:30. רשימת הנושאים: 1) אישור דו"ח כספי ומילולי. 2) הצגת תקציב שנתי 3) לפי סעיף 15א' יתקיים הצבעה על אישור חברת ועד חדשה – לימור נעמן . הזמנה תשלח לחברי האגודה.

מועד אסיפה כללית:  בעקבות דיון בפייסבוק הועד דן בשאלה האם רצוי לקיים את האסיפה הבאה (אסיפת הבחירות לוועד) בזמן אייקון? מדובר בחזרה לדיון הותיק, שעלה פעם נוספת אחרי אייקון האחרון. השאלה העיקרית היא האם אנשים יגיעו למועד מחוץ לכנס? מניסיון עבר אנשים פשוט לא מגיעים, גם כאשר התקיימו תכנים נוספים באותו הערב במטרה למשוך קבל לאסיפה. אם מחליטים להוציא את האסיפה מאייקון היא חייבת  להיות אחרי אייקון כי צריך שוועד עם ותק מסוים יתעסק באייקון. במקרה כזה צריך לרווח את המועד של האספה מאייקון, כי רבים מחברי האגודה מותשים אחרי אייקון. בינתיים לא התקבלה החלטה בנושא.

בנוסף יש רצון  להיערך לשינוי שם האגודה והמטרות באסיפה שאמורה להתקיים באייקון. שם האגודה כדי לכלול את "האגודה", במטרות ליאת מציעה לשנות את הסעיף על הזמנת סופרים בתחום להזמנת יוצרים בתחום, אך זוהי הצעה ראשונית ונושא המטרות ייבחן שוב ויעלה לדיונים נוספים.

סגל כנסים ומנהלת עולמות – מכשירים אנשי סגל חדשים להחליף ותיקים שלקראת יציאה. הועד דן באתגר של הכשרת אנשי סגל בכירים לכנסים.

סריקת המימד העשירי – בהמשך לפרוייקט שימור המימד העשירי, רוכזו והוצעו כמה אופציות שונות:

1. סריקה בעזרת הספרייה הלאומית בעלות של 2.1$ לדף. היתרון הוא שהם עושים את העבודה של הסריקה והם יטפלו באחסנה של החומר הסרוק. החיסרון הוא שהם שומרים את הסריקות אצלם ולא תתאפשר גישה אליו מחוץ לספרייה, וצריך לעבור ועדה כדי לקבל את החומר לשימושנו עם סיכוי הצלחה נמוך.
2. סריקה בעזרת חברת סריקה. העלות היא כ-50-100$ לגיליון ובנוסף נצטרך גם להעביר להם את כל החוברות לזמן לא ידוע.
3. סריקה ידנית על ידי האגודה ומתנדביה. כולל עלות חד פעמית של קניית סורק ידני במחיר של 40-100$. בדיון שהתפתח, עלה כי הנ"ל יאפשר גם לסרוק קבלות, תוכניות כנסים וכו'. עיקר האתגר באפשרות זו הוא הזמן שייקח לעשות זאת. הוחלט שהנושא לא מאוד דחוף והעיקר שיתבצע בצורה הטובה ביותר.

אושר פה אחד אופציה 3 והתקציב לקניית סורק ידני, לטיפול המשך של חננאל. ייעשה שימוש ראשוני בסורק במסגרת צרכים נקודתיים של אייקון (דוכן אגודה וכו').

הוספת הנחה לאזרחים ותיקים להרשמה לאגודה – אושר פה אחד כי אזרחים ותיקים (בעלי תעודת תושב ותיק) ישלמו 80 שקל, באותה מדרגת תשלום של סטודנט.

אישרור נהלים לצוות מניעת הטרדות לאחר שינויים שבוצעו בנוהל – עיקר השינויים: מינוי צוותים שאינם חלק מהצוות הקבוע. רצון לצוות משותף עם נהלים משותפים בכל הקהילה הגדולה כדי שיהיה תיאום ואנשים ידעו כל הכנסים מתנהלים בצורה דומה ולא יצטרכו לשקול מתי ולמי להתלונן. בנוסף יש רצון לשמור על איכות הצוות ועל הכשרתו.

הנהלים יתפרסמו לאחר שיאושרו גם בוועד העמותה למשחקי תפקידים בישראל.

השינוי בנהלי צוות מניעת הטרדות מיניות אושר פה אחד

*משלב זה יתכן והפרוטקול מעט חסר בגלל אורך הישיבה ועייפות מצטברת של חבר הועד שכותב את הפרוטקול*

שיתוף פעולה עם כנס חינוך – פנה אלינו מרצה שלנו שעושה בדצמבר כנס חינוך. רוצה לשתף את האגודה בהרצאות על חינוך בעתיד ובז'אנר. ליאת רואה בכנס זה הזדמנות לכניסה כלשהיא לתחום החינוך.

קידום האגודה בכנסים של האגודה – התקיים סיעור מוחות במייל עם מנהל אייקון ומנהלת עולמות בנושא. זוקקה רשימה של כ-10 רעיונות. חלקם אפשריים למימוש כבר באייקון הקרוב, אך דורשים מתן התרעה עכשיו למנהל אייקון ושמישהו מהוועד או נציגו יהיה אחראי על מימוש הרעיונות – במידה והוא לא יגוייס במיידי, יהיה צורך לגייס אותו במועד סביר לפני עולמות. הוחלט לבדוק איזה רעיונות ניתנים למימוש כבר עכשיו, גם ללא אחראי המרכז את כל הנושא, ותינתן התרעה למנהל אייקון בנושאים הדורשים זאת. במקביל יעשו מאמצים לגיוס רכז לנושא – יוכן ויוצף מסמך הגדרת תפקיד לאחראי קידום האגודה בכנסים.