ישיבת ועד 10.11.2016

מיקום: תל אביב.

חברי ועד עוזבים: עינת סיטרון והדס משגב.

חברי ועד: ליאת שחר-קשתן (יו"ר), לימור נעמן, גיא בוסקו, יבגני קנטור, דותן צור, נדב מילר-אלמוג וחננאל לבנה.

נושאי הישיבה:

נהלי ועד:

ייחוס דברים פרטניים לחברי הוועד (שמירה על המצב הקיים או שינוי והוספת ייחוס): השאלה היא האם בפרוטוקולים אנחנו רוצים לציין מי אמר מה בכל דיון. גיא ונדב חושבים שנכון לחשוף את כל מה שאדם אמר: כי זה יגרום ליותר עניין בהחלטות ועד, זה יעזור בתדמית ובשקיפות, זה יעזור להפוך את הוועד מגוף אמורפי לאחד עם פנים וממשות. מנגד, נאמר שיש רצון להימנע מייחוס – וזאת כי זה יגרום לבריונות כלפי דעות, בין אם ברשת ובין אם פנים מול פנים. ליאת בנוסף טוענת שברגע שמתקבלת החלטה היא החלטת וועד ובכל מקרה מחייבת את כל הוועד כך שלא צריך לשנות מי הסכים ומי לא, ותפקידו של דובר הוועד הוא להגיב לביקורת על החלטות וועד.

הדיון האם הוועד יגיב בכל מקום, כולל דפים פרטים ומקומות אחרים, מתחיל כהמשך ישיר לאמור לעיל. חלק מחברי הוועד חושבים שהוועד מפסיד את הקהילה בכך שהוא לא מגיב. עם זאת, קרה בעבר שתגובות של חברי הועד זכו לתגובות נגד לא נעימות בלשון המעטה.

הוחלט להעלות להצבעה את השארת הסעיף המאפשר אי ייחוס דברים לאומרם. הצבעה: הרוב בעד השארת הסעיף.

החלטות וועד מחוץ לישיבות הסדורות: סוכם כי ההחלטה היא רק פה אחד. יש לבחון אם יש צורך לשנות את התקנון כדי שישיבה טלפונית או סקייפ תיחשב כישיבה מחוץ למניין – ואז ההחלטות יכולות להתקבל כרגיל, כלומר, לא פה אחד. הנושא עבר לדיון מול ועדת ביקורת לאחר הישיבה – וקיבל את אישורה תוך הנחיה שאין צורך לשנות את התקנון.

ניגוד עניינים: הוצג נוהל ניגוד עניינים,  ללא הערות.

הוצאות תקציביות חריגות: הוצג הנוהל. הוחלט כי הגזברית תעודכן בשינויים בתקציב, גם כאשר מדובר בשינוי בטווח גמישות של תפקידן.  

נהלי הוועד אושרו פה אחד.

תקציב כיבוד לישיבות ועד – אושר ברוב קולות, במתכונת זהה לזו שאושרה בקדנציה הקודמת.

העברת מקל מהוועד הקודם –

אמא"י (יבגני+לימור): לאחר פגישה של הרואה חשבון של האגודה עם נציג של רשם העמותות, נראה שיש בעיה בהעברה של הכספים לאחר הקמתם עמותה עצמאית. צריך לקבל חוות דעת מעו"ד כיצד ניתן לעשות זאת, אך נדע בוודאות רק לאחר הקמת העמותה.

ליאת – יש לכם אחריות במילוי תפקידכם, תתריעו אם אין לכם זמן. אפשר גם לקחת עוד תפקידים אם יש לכם זמן.

נדב – לא חושב שיקרה ניגוד עניינים בתחום השת"פ. יכול להיות שיהיו דברים שיתאימו יותר לאתר שלו, לעומת דברים שלא מתאימים לאגודה והפוך. ידאג להציף אם יש בעיה או משהו שיכול להיות. ידאג לשקיפות מוגברת. כמו כן, הביע את נכונותו ליישב מקרים של ניגוד עניינים, אם יעלו כאלה ע"י שאר חברי הוועד. לדבריו, "בסופו של דבר, המטרה היא לשפר ולחזק את התפקוד של אתר האגודה".

גיא ונדב מדברים על חשיבות הגדלת מספר חברי האגודה. מדברים על הגדלת הנוכחות באגודה. נדב מציע את האתרים שלו וכישוריו. גיא מדבר על הגדלת הנוכחות בפייסבוק ובקבוצות השונות.

פרויקטים עצמאיים – כולם מוזמנים לקדם אותם. אין מגבלה, כל עוד זה לא פוגע במילוי תפקידי הוועד.

אתר ופייסבוק (גיא) – אתר: העיקר הוא ליווי של אהוד. הליווי דורש גם פעילות אקטיבית. בנוסף, צריך עוד עורכים כי אהוד עמוס. פייסבוק: החזון הוא שנהיה כמו הדף של החינוכית. משהו יותר קליל, תחרויות, תגובות לדפים אחרים וכו'. ליאת מדברת על החשיבות של הפצה של דברים שהאגודה עושה בכל הפלטפורמות של האגודה, אתר, מכתב חודשי, דף וקבוצת הפייסבוק. גיא מדבר על החשיבות של דינמיות דף האגודה כמו למשל החלפת קאבר לקבוצת אגודה בהתאם לפעילות הקרובה  וכו'. במידה ויש לחסום אנשים מהדף או נושאים דומים, זהיעבור דרך דובר האגודה – כי יש ליצור קשר עם הנחסם..

דותן מציע גוגל דוק של דברים שמתעדכנים כל הזמן, וכל הזמן שאפשר לגזור ממנו אירועים ודברים לפרסם בפייסבוק ובאתר. משם יילקח חומר גם למכתב החודשי. לא יהיה שם ניסוח רשמי כמו במייל החודשי, והוא יהיה בניסוח חופשי.

מאורות (חננאל) – צריך להביא תקציב לאישור הוועד, לקבל עדכון כל מה שקורה שם לקראת הכנס הקרוב. לעקוב אחר הוצאות. וללוות את הנהלת הכנס לקראת מאורות הקרוב והבא אחריו.

כנסים קטנים (עינת): מי שפונה בד"כ אלו אנשים ללא ניסיון קודם בארגון תקציב. צריך להסביר להם על הכללים, והם צריכים לקבל תקציב לדוגמה [מכנס קטן של האגודה, כמו מאורות] ולהכין תקציב לאישור הוועד וכו'. צריך להסביר ברמת הפירוט הגדולה ביותר. דורות (עינת):  כרטיסי חינם – צריך לחדד נהלים כרטיסים דרך החנות – אם זה כרטיס פר אירוע אז הכנס צריך למצוא מישהו שיתמוך במערכת הכרטיסים, אם זה רק כרטיסים יומיים  דרך החנות חננאל יתמוך.

ליאת: כל הנושא של ליווי כנסים קטנים חשוב כדי שתהיה כתובת ליוזמות עצמאיות באגודה.

בדיון (עינת) – ניתן פידבק למנהלי הכנס. משימות: מקום צריך למצוא כבר עכשיו [בית אריאלה ככל הנראה איננו רלוונטי], לנסות לאתר מנהל לכנס כמה שיותר מהר, אפשר כבר ליצור קול קורא [ולאשר מול רמי] . צריך מנהל לוגיסטי ומנהל תוכן. שמי שנבחר ידבר עם חננאל על אתר בהקדם. כדאי שהנושא של הכנס יהיה ממוקד יחסית כדי שההרצאות בפאנל יעבדו ביחד.

אנו נדרשים לא פעם לגיוס מרצים לכנסים קטנים או לפניות חיצוניות בבקשה למרצים. במצבים אלו אנו מעדיפים לא לפנות כל פעם לכלל רשימת המרצים של אייקון ועולמות. השאיפה היא לגבש רשימת מרצים שנוכל לפנות אליהם במצבים אלו. הרשימה לא תימסר למארגני האירועים אלא תישאר בידי הוועד, כדי שהמרצים לא יוצפו בפניות.   

דוכן אגודה ומרצ'נדייז (גיא) – זה עניין של נראות וקידום האגודה. יש פוטנציאל מאוד גדול שלא ממומש. אנשים כמעט ולא קונים. הבעיה שלנו כמו בכל נושא זה פעילים לדוכן שקשה מאוד למצוא אותם, ומי שמגיע לשם בדרך כלל הוא מתנדבי הכנס שאין להם מודעות שיווקית. הוצאת הדוכן החוצה באייקון היוותה שיפור גדול. יש חשיבות בליווי א. הדוכן. אחראי הדוכן צריך לוודא שהדוכן מגיע לכנס [יש אחד קטן ואחד גדול], מה יש בדוכן, מחירון, רשימת חברי אגודה, רשימת מלאי, תדריך למתנדבים. הסורק ידני צריך להגיע לשם כדי לסרוק ולשלוח למזכירת האגודה. צריך לדאוג לסגירות משמרות ופריטה.

מרצ'נדייז- ליווי אחראי המרצ'נדייז ואישור המוצרים המוצעים. כיוון שלימור כבר בקשר עם נועה היא תמשיך את התפקיד.  

מחסן (יבגני)  – המצב הנוכחי הפך לבעייתי. פרצנו מחסום פסיכולוגי של שכירת יחידות אחסנה נוספות ובשנה האחרונה קפצנו בכמות הציוד המאוחסן. הגידול הזה  מאתגר אותנו – אנחנו צריכים לדבר עם סגלי הכנסים כדי שלא יחזור ציוד נוסף על זה שנלקח. צריך לעבור שוב  על נוהל הוצאת ציוד מול העמותות השותפות כדי למנוע בעיות לקראת כנסים. בלי קשר נצטרך לוותר על ציוד ולזרוק כדי לחזור למימדים סבירים. כמות שנתונים מוסיפה לעומס שהמתפתח – אולי להדפיס פחות והשאר להשתמש ב-POD (הדפסה לפי דרישה)http://www.digitalprint.co.il/hebrew/article.aspx?item=745 . לקבוע נוהל שבכנסים קטנים יגיע יותר מאדם אחד למחסן. יבגני יגיע עם דותן לסידור אחרי אייקון. מייצרים עכשיו רשימת מלאי.

שנתון – אהוד מתנהל עצמאית. צריך לשבת איתו ללוחות זמנים, ואז לוודא כל כמה זמן מה קורה עם זה. ישנם תחומים שלא נוגעים אליו: הדפוס, השינוע וההפצה. צריך לוודא החתמה על הסכם שכולל עותק דיגיטלי. התחלנו לעבוד על הוצאה דיגיטלית וצריך לסיים להחתים את הסופרים בשנתוני העבר על אישור להפצה דיגיטלית.  אהוד דואג לאיור לכריכה. לוודא שעושים כמה שיותר הגהה. המפיץ לא רוצה להפיץ יותר באופן גורף, עקב ביקוש קטן בשנה שעברה. השנתונים יופצו פיזית רק לחנויות ספרים עצמאיות, ולסניפי הרשתות רק על פי הזמנה של הסניף.  

המענק (עינת) – זה כיף. הדבר הכי קשה זה ועדת הפרס. האידאל שהוועדה תהיה בת חמישה אנשים, השנה פשוט לא מצאנו חמישה אנשים, ולכן היו שלושה. יש לנו הגדרה מה הם צריכים להיות: להבין במשחק, קולנוע ו/או תאטרון. לנסות לגייס אותם כמה שיותר מוקדם. להרחיב תפוצה של הקול קורא למענק לכמה שיותר של גורמים בתעשייה, כמו בתי ספר, קבוצות חובבים וכו'. הטפסים פשוטים למילוי. חבר הוועד המלווה הוא זה שמפעיל את הוועדה, מסביר את הלו"ז, איך מתבצע. חבר הוועד צריך לדבר עם מי שזכה ולבצע מעקב אחרי חצי שנה. הפרסום בפייסבוק הוא טוב. צריך לשלוח גם לבתי ספר לקולנוע [ואולי בקבוצות פייסבוק שלהם].

חלוקת תפקידים –

ליאת שחר קשתן: יו"ר הוועד, מלווה לפסטיבל אייקון ואחראית פרסים ותחרויות.

דותן צור: אחראי מחסן האגודה, מכתב חודשי, דוכן אגודה ומלווה כנס בדיון.

גיא בוסקו: מתאם לקהילת ג'וס ווידון ומלווה כנס מאורות.

נדב אלמוג-מילר: אחראי שיתופי פעולה, אתר ופייסבוק.

חננאל לבנה: דובר האגודה, מזכיר הוועד, מלווה מזכירות האגודה, אחראי מחשוב ומלווה לכנס עולמות.

יבגני קנטור: אחראי מענק, שנתון היה יהיה, מלווה כנסים קטנים ומלווה אמא"י עד להיפרדות.

לימור נעמן: גזברית האגודה ואחראית מרצ'נדייז.

מינוי מורשי חתימה –

מורשי חתימה בבנק הפועלים ולאומי: ליאת שחר-קשתן, יבגני קנטור ולימור נעמן.

מורשי חתימה על חוזים: ליאת שחר-קשתן , לימור נעמן, גיא בוסקו, יבגני קנטור, דותן צור, נדב מילר-אלמוג וחננאל לבנה.

אושר פה אחד.

אישורים –

אשרור הדס נבנצל כמנהלת עולמות 2017 – אושר פה אחד.

אישור תומר שלו כמנהל אייקון 2107 – אושר פה אחד.

אישור אמיר הירשפלד כיו"ר וועדת פרס גפן פרס גפן 2017 – אושר ברוב קולות.

מדבקות מניעת הטרדה מינית –

חלוקת מדבקות נגד הטרדה מינית באירועים של האגודה. ניהול המדבקות הוא באחריות רותם ברוכין. הנוסח של המדבקות יאושר מול מנהלת צוות מניעת הטרדה מינית. התקציב הוא מתקציב הכנסים.

הצבעה על אישור המדבקות: אושר ברוב קולות.

נהלי ועד

ישיבות ועד

1. זמני ישיבות  – ישיבות ועד יתקיימו לכל הפחות פעם בחודש קלנדרי.
2. כמות משתתפים – לא יפחת מחצי מחברי הוועד.
3. קבלת החלטות – ברוב רגיל, למעט ניגוד עניינים (ראה נוהל ניגוד עניינים).
4. פרסום ישיבה – תפורסם לכל הפחות 72 שעות לפני מועד הפגישה באתר האגודה. הפרסום יכלול את תאריך וזמן הישיבה, מיקומה הגיאוגרפי ואת רשימת הנושאים שיועלו . הוועד ישאף לפרסם את הישיבה שבוע מראש.
5. פרוטוקול – יירשם פרוטוקול מפורט שיועבר תוך 48 שעות לוועדת ביקורת. פרוטוקול ערוך יפורסם באתר האגודה תוך עשרה ימים מקיום הישיבה. הפרוטוקול המפורסם לא יכלול:
   1. ייחוס דעות או טיעונים לחברי ועד. ייחוס יתבצע אך ורק לבעלי תפקיד ו/או לאורחים.
   2. הצבעות שמיות. יירשמו רק תוצאות ההצבעה באופן כמותי.
   3. כל נושא שהוועד יחליט שאיננו ראוי לפרסום, לרבות הטעמים הבאים: חשש בפגיעה בשותפים, מידע עסקי ו/או משפטי שעלול לפגוע בהתנהלות האגודה ומידע אישי אשר חשיפתו יכול לפגוע באדם.
6. הצבעה מרחוק – תתאפשר הצבעה מרחוק בעזרת שיחת טלפון (לרבות שירותי VOIP).
7. הזמנת בעלי תפקיד – בסמכות הוועד להזמין תפקידנים שונים של האגודה (לרבות מנהלי כנסים, אחראי תחום וכו') להופיע בפניו. סמכות זימון זו תהיה של חבר הוועד האחראי על בעל התפקיד ו/או בהחלטת ועד. במידה ויתבקש בעל תפקיד להופיע בישיבת ועד, באחריות מזכיר הוועד לוודא תיאום זמנים עם בעל התפקיד. האחרון יהיה נוכח בחלק הישיבה הקשור לנושא עליו הוא אחראי, ובזמן זה לא יתבצעו הצבעות אודות נושאים אחרים.
8. חברי אגודה מתארחים – חברי אגודה המבקשים להעלות נושא בישיבות ועד יפנו עד 24 שעות לפני הישיבה למזכירות האגודה בבקשה להופיע בפני הוועד. הוועד יאפשר לחברי אגודה להתארח במשך חצי השעה הראשונה של ישיבות הוועד, ובזמן זה לא יתבצעו הצבעות. בסמכות חברי הוועד לדחות את הופעת חבר האגודה לישיבת הוועד הבאה אך ורק מתוך הנימוקים הבאים: מחסור בזמן בישיבת ועד או חוסר רלוונטיות הנושא לתחומי הישיבה.
9. העלאת נושא להחלטת הוועד – להעלאת נושא להחלטת הוועד, שלא ע"י חבר הוועד האחראי על הנושא, נדרשת הסכמה של שני חברי ועד.

קבלת החלטות מחוץ לישיבות

1. רוב נדרש – בהסכמת כלל חברי הוועד בלבד.
2. אופן קבלת החלטה – טלפונית ו/או כל אמצעי תקשורת טקסטואלי (לרבות דוא"ל, מסרונים וכו').
3. פרסום ההחלטות – יתבצע כחלק מהפרוטוקול של ישיבת הוועד הקרובה.

נוהל הוצאת כספים מחוץ לתקציב

כללי

פעם בשנה קלנדרית הוועד יאשר תקציב לאותה שנה. התקציב יהווה המסגרת לכל הפעילות הכספית של האגודה, ומטרתו ניהול תקציבי תקין. העדר ניהול תקציבי תקין יוביל לחוסר איזון בין הוצאות והכנסות ופגיעה במנהל התקין. נוהל זה בא לפרט את אופן הוצאה כספית שלא הוגדרה בתקציב שאושר על ידי ועד האגודה.

כלל הסכומים במסמך זה היינם נומינלים.

הוצאת סכומים קטנים

הוצאת סכום נוסף המהווה עד 5% מסך כלל ההוצאה הכספית של האגודה שאושר בתקציב של אותה שנה או 10,000 שקל [הנמוך מבינם] ידרוש את האישור הבא: אישור יו"ר האגודה ואישור גזבר יחדיו.

ועד האגודה יעודכן ככל הניתן סמוך למועד האישור.

לאחר שימוש בסעיף זה פעמיים, כל הוצאה נוספת מחוץ לתקציב תדרוש אישור ועד האגודה.

הוצאת סכומים גדולים

הוצאת סכום העולה על הסך האמור בסעיף שלעיל (הוצאת סכומים קטנים) יתבצע אך ורק באישור של ועד האגודה.

נוהל ניגוד עניינים

כללי

על חברי הוועד המנהל מוטלת אחריות "לפעול לטובת העמותה במסגרת מטרותיה ובהתאם לתקנון ולהחלטות האסיפה הכללית" (סעיף 27 לחוק העמותות). על חברי הוועד מוטלת חובת האמון, הזהירות והמיומנות לפעול לטובת העמותה ובכלל זה, להגשמת מטרותיה. עליהם לבצע פעולות המשרתות את האינטרסים של העמותה ולא אינטרסים אישיים.

 באחריותו של כל חבר ועד וחבר ועדת הביקורת לוודא כי אינו נמצא בניגוד עניינים. ניגוד עניינים יתרחש כאשר על חבר ועד לקבל החלטה הקשורה בעמותה, כאשר לחבר הוועד עניין נוסף בהחלטה זו מלבד טובת העמותה.

ניגוד עניינים

 במידה וקיים חשש לניגוד עניינים, באחריות חבר הוועד ליידע בהקדם את שאר חברי הוועד וועדת הביקורת לגבי החשש. חשש לניגוד עניינים יתקיים, למשל, במקרים בהם העמותה מקיימת קשר או מתכוונת לקיים קשר עם גוף שבו עובד או עבד בעבר חבר ועד, מוסד בו לומד חבר ועד, עסק בו שותף חבר ועד או בן משפחתו, עמותה בה מתנדב חבר ועד, כולל גופים אחרים בעמותה, וכדומה.

באחריות הוועד להעריך את מידת החשש ואת היקף ניגוד העניינים ועל פי הצורך לפעול למניעתו, למשל באמצעות הימנעות חבר הוועד מהשתתפות בקבלת החלטות או ביצוען, בהצבעה או בדיון ספציפי, הימנעות מקיום קשר של העמותה עם הגוף הרלוונטי וכדומה בהתאם לנסיבות העניין.

במידה ולא יהיה הסכמה פה אחד של הוועד (למעט חבר הוועד אשר קיים חשש שהוא בניגוד עניינים) אודות קיום ניגוד עניינים ו/או אופן הפעולה למניעתו הוועד יבצע את השלבים הבאים: 1) הפסקת הדיון בנושא בו יש חשש לניגוד עניינים. 2) הימנעות מהצבעה בנושא. 3) יועבר דיווח בנושא תוך 24 שעות לוועדת ביקורת. ועדת ביקורת תעדכן אודות החלטת כיצד למנוע ניגוד עניינים תוך 72 שעות, ובמקרים חריגים תוך 14 יום.

כל ניגוד עניינים שהועלה במהלך פגישה ו/או דיון של הוועד ירשם בפרוטוקול הפנימי – לרבות אופן הפעולה למניעתו שבוצע. במידה ונרשם ניגוד עניינים בפרוטוקול פנימי, הוא יימסר לוועדת הביקורת תוך 48 שעות מסיום הפגישה ו/או הדיון.

נהלים פרטניים

 חבר ועד לא יקבל שכר, תגמול או פרס מהעמותה, פרט להחזר הוצאות. החזר ההוצאות יהיה בהתאם לנהלים החלים על שאר חברי העמותה. 

חבר ועד לא יהיה קרוב משפחה מדרגה ראשונה של חבר ועדת ביקורת.

לא יהיה קרבת משפחה בין יותר מחצי מחברי הוועד.

אחראי הפרסים – חבר ועד הכותב סיפור שיכול להיות מועמד לגפן או רוצה להגיש סיפור לפרס עינת אינו יכול להתמנות לתפקיד זה.

מנהל תחרות פרס עינת – חבר ועד הרוצה להגיש סיפור לפרס עינת אינו יכול להתמנות לתפקיד זה.

וועדת פרס גפן – חבר ועד הכותב סיפור שיכול להיות מועמד לגפן אינו יכול להתמנות לתפקיד בוועדה זו.

חבר ועד הכותב סיפור שיכול להיות מועמד לגפן או רוצה להגיש סיפור לפרס עינת לא יכול להיות שופט, לא יכול להיות אחראי פרסים או מנהל תחרות (כאמור ב1-3), ולא יכול להשתתף בדיוני ועד על פרס גפן ופרס עינת, לרבות קטגוריות, תנאי קבלה, אישור שופטים, אישור תשלום לשופטים וכו'.