פרוטוקול ישיבת ועד האגודה שהתקיימה בתאריך 26.4.15 ברמת גן.
נוכחות/ים: עינת סיטרון, סיון קוטיק, נעמה פרידמן, דמיאן הופמן, אלעד אייזן, ליאת שחר קשתן
עדכונים:
1. אמא"י–אורי מרקוביץ מונה למנהל כנס "הארוקון".
2. פרס גפן–ההצבעה לשלב א' עומדת לקראת סיום. תאריך היעד לסיום ספירת הקולות הוא 15.5.15. מועמדי שלב ב' יוכרזו לקראת שבוע הספר. בחודש הקרוב יתקיימו פגישות בנושאי קידום הספרים שיתמודדו בשלב ב', בשיתוף עם הוצאות הספרים המועמדות, וכן תגויס קבוצת פעילים לעזרה בקידום פרס גפן.
3. פרס עינת–ורד טוכטרמן מונתה להיות יו"ר ועדת השיפוט. שאר חברי הוועדה יגויסו בקרוב.
4. מחשוב–בעקבות פריצה לשרתי האגודה מספר אתרים של האגודה הושחתו והורדו מהאוויר. גליה בהט ניהלה את מבצע החזרת האתרים לאוויר, ובשלב זה נראה שהפרצות תוקנו.
5. בדיון–גיוס התוכן לכנס נמצא בשלביו האחרונים. הכנס יתקיים ב-11.6 ב"בית בדב הוז 30". תכנייה תפורסם בקרוב ומכירת הכרטיסים תיפתח במהלך חודש מאי.
6. באפי–קהילת ג'וס ווידון הישראלית תערוך את "באפיפסט" ב-25.6 באשכול פיס.
7. כנסים קטנים–הדרן כנס עולמות יתקיים ב-7.5.
8. אייקון–הגשת האירועים לפסטיבל תיפתח בקרוב.
9. היֹה יהיה –התקבלו מספר הצעות מחיר להמרת השנתונים הישנים לפורמט דיגיטלי. בישיבה הבאה תתקבל החלטה בנוגע להמרה ולמכירת השנתונים הדיגיטליים.
10. צלילה חופשית–אושרו פרטי שיתוף הפעולה עם הפקת הסרט צלילה חופשית.
11. מענק להפקות מקור–המענק הושק בכנס עולמות. האגודה מזמינה יוצרות ויוצרים להגיש את יצירותיהן/ם למענק.
12. עולמות–הכנס היה מוצלח, ועמד יפה ביעדי הרווח שהוגדרו. אנו מודים להנהלת הכנס ולכל העוסקים במלאכה. לקראת הכנס הבא ייקבעו פגישות עם הנהלת הכנס ועם ועד עמותת טולקין הישראלית להסקת מסכנות ותכנון יעדים לכנסים הבאים.

נושאים כלליים:
1. ברוב קולות התקבלה החלטה כי במהלך כנסי האגודה האחריות התפעולית על דוכן האגודה, והיא בלבד, תהיה בידי תחום המכירות בכנס. אחראי דוכן האגודה ימונה על ידי הועד ויקבל את ההנחיות מחבר הוועד המלווה את הכנס.
2. מינויים–יוסף ורד מונה למנהל המחסן, דותן צור מונה לאחראי על המכתב החודשי. אנו מודים ליוסף ולדותן על ההתנדבות לתפקידים.