ישיבת ועד האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה התקיימה ב-26/08/2025 בתל אביב.
נוכחים: ליאת שחר קשתן (יו"ר), עינת סיטרון, בר פישביין, הדס תמר נבנצל, נימרוד סקאל, וחננאל לבנה.
עדכונים קבועים:
פסטיבל אייקון – העבודה על הכנס מתקדמת כמתוכנן, למרות העיכובים שנוצרו בעקבות המלחמה.
כלל הסגל הבכיר גויס, וכן רובו הגדול של הסגל. החלו התהליכים הנדרשים להעלאת התוכנייה לאתר, נוצרו שיתופי פעולה רבים סביב הפסטיבל והחל גיוס המתנדבים.
הוועד קורא לכל חברי האגודה להתנדב לפסטיבל אייקון וכן להפיץ את הקול הקורא למתנדבים.
תקציב אייקון אושר פה אחד
כנס עולמות – החלו ההכנות הראשוניות לקראת כנס עולמות 2026.
כנס מאורות – הצוות בודק אפשרות לעבור למתחם אחר בתוך העיר ירושלים.
כנס דורות – אושר פה אחד המינוי של גיל שירו שריג ותמי קיס פפו בתור מנהלות דורות.
בדיון – כנס בדיון יתקיים כמתוכנן ב 04.09.25 בבית הוועד בירושלים.
פרס גפן – נפתחה ההצבעה לשלב ב' לחברי האגודה בלבד. ההכנות לטקס הענקת הפרס מתקדמות כמתוכנן.
פרס עינת – הוארכה תקופת ההגשה לסיפורים לתחרות, והוגשו סיפורים בכמות דומה לשנים הקודמות.
נוכחות במרשתת – סביב פסטיבל אייקון מתקיים תיאום בין צוות הסושיאל של האגודה ושל הכנסים כדי למקסם פרסום של הפסטיבל. .
שיתופי פעולה – התקיימה פגישה פרודוקטיבית ונעימה עם בית אריאלה במסגרתה נדונו הצעות לשיתוף פעולה בעיקר סביב שימוש בחדר ההקלטות שלהם לצורך הקלטת פודקאסט, תסכיתים וכדומה. לאחר אייקון תתקיים ישיבה נוספת לבחינת הדברים לעומק.
כנסים קטנים – כנס סנדרקון נדחה, ובודק מקומות רלוונטים לעריכת הכנס.
מחסן – נערכה ספירה במחסן לקראת פסטיבל אייקון, נבדקו חוסרים ונבחנות האפשרויות להשלים אותם. הוועד מודה לכל מי שהגיע לעזור בספירה במחסן.
גזברות – הכנת הדוח השנתי מתקדמת כמתוכנן, כאשר הצפי הוא שהדוחות יאושרו במהלך האסיפה הכללית בפסטיבל אייקון.
46א – הועברו מסמכים ראשוניים לרו"ח לצורך קבלת האישור, ומתקיים מעקב אחרי הנושא על ידי הגזבר.
שנתון – השנתון נמצא בשלבים סופיים של הכנה לדפוס.
התקבלו כמה הצעות מחיר מבתי דפוס שונים ובית הדפוס המתאים ייבחר בקרוב.
מחשוב – אמ"ל
משפטי – הוועד עודכן על ההתפתחויות האחרונות.
נושאים לדיון
העלאת מחירים בפסטיבל אייקון: לאור בחינת עלויות הפסטיבל, ישנו סיכוי שפסטיבל אייקון הקרוב יהיה הפסדי, כיוון שהפסטיבל קוצר השנה, בגלל אילוצי לוח השנה והחגים. קיצור הפסטיבל אמנם חוסך בנקודות מסוימות, אבל ישנן מספר הוצאות קבועות שלא מושפעות מאורך האירוע. לאור זאת, הוועד דן באפשרות של העלאת מחירי הכרטיסים. עלו מספר הצעות. היה דיון על סוגי קהל ואיך תשפיע העלאת המחירים על קהלים שונים.
הוחלט שמחירי הכרטיסים לא יעלו באייקון השנה מתוך מחשבה על טובת הקהל, ומתוך השיקול שגם במידה ואייקון יפסיד, תקציב האגודה הנוכחי יוכל להכיל את ההפסד. במידה ויעלה צורך להעלות מחירים בהמשך, אם בגלל הפסד קיצוני של הפסטיבל השנה או בגלל שינויים גדולים במתחם, הוועד יוודא שהעלייה מתווכת לקהל בצורה ברורה עם הסברים ונימוקים מפורטים להחלטה.
הוחלט פה אחד לא להעלות מחירים.
אישור תקציב פסטיבל אייקון:
לאור ההחלטה לעיל, ישנה אפשרות שפסטיבל אייקון יהיה הפסדי.
הוחלט פה אחד לאשר את תקציב פסטיבל אייקון
מיקום דוכן האגודה במתחם פסטיבל אייקון:
הוחלט שדוכן האגודה ימוקם בלובי האשכול.
הוועד ידאג לפרסום של המיקום החדש של הדוכן בכל האמצעים שיש לו – כולל במייל וברשתות החברתיות.
הכרזה על אספה כללית: אסיפה כללית ובחירות למוסדות העמותה יתקיימו ביום רביעי, ה-8.10.2025 בשעה 21:00. אושר פה אחד.