פרוטוקול ישיבת ועד האגודה 07.05.2018

מיקום: תל אביב

זמן: 20:30

נוכחים: ליאת שחר קשתן, דותן צור, יבגני קנטור, הדס משגב וחננאל ליבנה.

נושאי דיון:

סיכום עולמות עם מנהל הכנס – הכנס היה טוב, אך ההכנות היו קשות. בעיקר בגיוס סגל בכיר ונושאי שיבוץ הרצאות, שנבע מכך שהרבה חברי סגל ותיקים פרשו השנה.

הורדת הדוכנים בצד אחד של השביל קיבל ביקורת מצוינות, ויש רצון להמשיך גם בעולמות הקרוב.

מתחם הלחימה נשאר בלי אירועים כדי לא להתחרות בביגור. מצד שני זה מקשה על גיוס סגל שינהל אותו. וזה בעיה כי בלי מתחם לחימה אין לנו דרך לנהל את האזור.

צורת העבודה מבחינת תכנים – תוך כדי הגשת תכנים בוצע סינון ראשוני. הקבלה הסופית הייתה ב-2 ישיבות שיבוץ.

סגל המחשוב בכנסים חושב על יצירת מסמכי הדרכה. בנוסף, יש צורך למסד את אופן הפניה למחשוב. החלוקה לא. מחשוב אגודה וא. מחשוב כנס עבד יותר טוב, אבל עדיין יש מקום להשתפר. סוגיית העלאת רוחב הפס לאתר צריכה טיפול. בעיקר כי לא היה ברור מי מטפל בזה מול א.מחשוב ומול מנהל אייקון. באפליקציה צריך גם שהידע יעבור לרמת אנשי המחשוב של כנסים נוספים.

מבחינת נגישות דברים שקרו – רמפה במדרגה לכיוון המגרש, 2 אנשי צוות היה מוצלח, תגי נגישות [לא נלקחו המון – אבל כל מה שנלקח היה טוב. נלקחו 22 מתוך 200 שהודפסו], היה טלפון צוותי שעזר, חדר שינה נגיש, תוכנייה בבריל.

לא היו תוכניות מודפסות – רק קיפוליות מודפסות ואפליקציה. נראה שפורמט זה היה מוצלח מאוד, ויש כוונה להמשיך בשיטה זו בכנסים הבאים     

מכירת כרטיסים וגזברות בכנסים קטנים – גזבר בכנס יארגן פעם בשבוע רשימת של החזרים לתיאום מול גזבר האגודה. העלאת מוצרים לחנות האגודה והרשאות תפעול הוא רק ברמת האגודה, כמו גישה למסוף.

הטבות לפעילים – בעקבות הצורך הגובה בפעילים שיקחו על עצמם פרוייקטים באגודה, הוועד חשב על דרכים לתגמל פעילים המתנדבים גם או רק מחוץ לכנסים. האם אפשר לתת הנחה על חברות באגודה? לא, בעיה מול הרשם. צריך לעשות דברים מותאמים ככל הניתן – כמו למשל סבסוד הדרכות מקצועיות  לאחראי פייסבוק, ספרים במחירי עלות לא. דוכן שבוע הספר וכו'. איפה שלא אפשרי לתת תיגמול הקשור ישירות לתחום ההתנדבות ניתן גיפטקארד לגטבוקס, CNV ודומיו. יש לבחון תיגמול המתנדבים הפעילים כיום בהתאם להחלטה זו.

מחיר אסופת זוכי פרס גפן לחברי האגודה – מחיר ההנחה יהיה 55 שקל. ניתן יהיה להזמין דרך חנות האגודה. המחיר לא כולל משלוח.

עדכון קבוע:

אייקון (ליאת) – יש בקשת לתקציב מוגדל עקב הוספת אוהל משחקי תפקידים ואירוח אורחת הכבוד שלא היה בתקציב בשנה שעברה.  הוועד יבחן ויאשר את התקציב בישיבה הבאה. סגל בכיר בתהליכי גיוס. יש הפקת מקור. התחילו לגייס תוכן.

פרס גפן (ליאת) – הסתיים שלב א, פרסום המועמדים יעשה בתיאום עם משרד היח"צ על מנת לא לפגוע במאמצי הקידום של הפרס. שלב ב' ורטרו גפן כנראה יפתחו יחד. הוגרל קינדל למצביע של שלב א'.  חושבים על מיתוג מחדש של פרס גפן ועיצוב מחדש שלו. בהקשר הזה אולי כדאי לעשות מיתוג מחדש של כל האגודה והפעילויות שלה.

יח"צ ושיתוף פעולה (ליאת) – יש החודש המון שת"פים שנשלח במכתב החודשי.

המענק (יבגני) – הצ'יקים נשלחו ונאספו. נשלח הסרטון של לוגו האגודה לשילוב בסרט הזוכה. מחכים לשמוע מהחבר'ה של 2017 לראות האם הם יהיו מוכנים. גויסו 3 אנשים מהתעשייה לשופטים בעזרת יפעת. נשלח לבתי ספר, ובצלאל ובשנקר אמרו שאנחנו במאגר.

שנתון (יבגני) – יצא קול קורא. יש הרבה הגשות. נמשכים המאמצים להמרת שנתוני עבר לדיגיטלי.

אתר ופייסבוק – מנסים לתאם פגישה עם מתנדבת חדשה בתחום.

מחשוב – עברנו באופן מלא לחנות החדשה.