פרוטוקול ישיבת ועד האגודה לתאריך ה-25/12/14
נוכחים: ליאת שחר קשתן, עינת סיטרון, נעמה פרידמן, דמיאן הופמן, הדס משגב, סיוון קוטיק.

לצורך הבהרה, הוועד מינה מחדש כמה מבעלי התפקידים:
• איש הקשר עם מזכיר האגודה- דמיאן הופמן
• מורשי חתימה מול הבנק- ליאת שחר קשתן, דמיאן הופמן והדס משגב.
• אשת קשר מול אחראי דוכן האגודה- סיון קוטיק.
• אחראית מפגשי פעילים- נעמה פרידמן.

נושאי הישיבה
1. פרס גפן
הוועד אישר את דקלה דויטש וענבל גולדפרכט כחברות ועדת פרס גפן. בכך הושלמה הקמת ועדת פרס גפן לשנת 2015. הועד מאחל הצלחה רבה לועדה במילוי תפקידה.
2. מאורות
הכנס היה מוצלח ועמד בתקציבו. אנחנו מודים למנהלי הכנס. מנהלי הכנס יוזמנו לישיבת הוועד הבאה כדי לסכם את הכנס.
3. שנתון
הוועד בוחן אפשרויות להוצאת השנתון בפורמט דיגיטלי שנה לאחר הפצתו לחברי האגודה ולחנויות.
4. אמאי
4.1. אירוע חנוכה היה מוצלח. כנס הארוקון נמצא בשלב גיוס התכנים ונסגר מיקום הכנס – בניני האומה.
4.2. אמא"י שוקלים אפשרות לרשום את שמות הכנסים והדמויות המלוות אותם כסימנים רשומים. נושא זה יבדק מול עורך הדין.

5. קהילת ג'וס וידון הישראלית
אין עדכונים בנושא.
6. מחשוב
לאחר עבודה של מספר שנים פרויקט ה – VOD עלה לאוויר. למרות שעד כה שלא התקבלו בקשות רשמיות להסרת תכנים עקב פגיעה בזכויות, תכנים לגביהם היה ספק כלשהו הורדו מהאתר עד לבירור מחודש בנוגע לזכויות שניתנו לאגודה. הנושא ימשיך להיות במעקב של חבר הועד המלווה מול מנהל הפרויקט עד לסיום הבירור.
7. כנסים
7.1. האגודה מעדכנת את נהלי הבטיחות בכנסים לאור הנחיות שהתקבלו מעיריית תל אביב ומעתה והלאה בכנסים הגדולים (אייקון ועולמות) המתחם יעבור אישור הנדסי במידת הצורך. כל האישורים ינתנו לפני פתיחת הכנס לקהל.
7.2. כנס עולמות התחיל את איסוף התוכן.

8. החלטות מחוץ לישיבת ועד
הוחלט כי החלטות מחוץ לישיבת ועד יתקבלו פה אחד, אך אין חובה לקבל את הצבעות חברי הוועד טלפונית.
9. מעבר בנק ודואר
9.1. לאחר דיון הוחלט כי אין צורך להעביר את תיבת הדואר של האגודה.
9.2. ועד האגודה קיבל החלטה רשמית לפתוח ח-ן בבנק הפועלים בע"מ , ולהתחייב כאמור בבקשה לפתיחת חשבון והתנאים הכלליים לניהול חשבון המקובלים בבנק. יש להבהיר שהחלטה זו אינה מחייבת את הוועד למעבר הבנק וניתן לבטלה במקרה שהליכי המעבר נתקלים בקשיים לא צפויים.
9.3. הוועד מאשרר את מינוי ליאת שחר קשתן, דמיאן הופמן והדס משגב למורשי החתימה מול הבנק ומסמיך אותם לחתום בשם התאגיד על טופס פתיחת חשבון, לחתום על כל המסמכים שידרשו ע"י הבנק, לייצג את התאגיד ולפעול בכל העסקים ופעולות עם הבנק ובכלל זה להיות בעלי זכות החתימה בחשבון.
9.4. הוועד מסמיך את ליאת שחר קשתן ואיליה לזבניק לחתום בשם התאגיד על טופס פתיחת חשבון, לחתום על כל המסמכים שידרשו ע"י הבנק, לייצג את התאגיד ולפעול בכל העסקים ופעולות עם הבנק ובכלל זה להיות בעלי זכות החתימה בחשבון בכל הנוגע לחשבון אגודה ישראלית למדע בדיוני ופנטסיה-אמא"י.

10. תקציב
10.1. תקציב האגודה אושר פה אחד ע"י הוועד.
10.2. הוועד אישר הקצבת כספים לפרוייקט תרגום סיפורי פרס גפן. פניה למתרגמים לקבלת הצעות מחיר תתבצע בזמן הקרוב.